PENGAWASAN TERHADAP KAS

Pengawasan Terhadap Kas

Pengawasan terhadap kas berarti pengontrolan, pengendalian, dan pemantauan aliran kas keluar dan masuk perusahaan untuk memperoleh data kas yang akurat dan memperkecil adanya penyimpangan yang dilakukan oleh pihak tertentu.

Ciri Dasar Pengawasan Kas

a.      Secara Khusus menetapkan tanggung jawab dalam pengelolaan penerimaan kas.

b.      Pemisah pengelola dan pencatatan penerimaan kas.

c.       Mendepositkan seluruh kas yang diterima setiap hari.

d.      Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.

e.      Pemeriksaan internal dan interval waktu yang tak diduga.

Tujuan Pengawasan Kas

a.      Diperolehnya data atau informasi mengenai kas.

b.      Untuk melihat kecermatan antara dana dari catatan dari pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.

c.       Untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan aktivitas mengenai kas sehingga apabila terjadi penyimpangan dapat diatasi.

Penerapan Cara Pengawasan

a.      Pengawasan terhadap penerimaan kas

Cara pengawasan terhadap penerimaan kas:

─        Adakan pembagian tugas antara fungsi penerimaan, pencatatan dan penyimpanan kas

─        Setiap penerimaan kas dibuatkan bukti penerimaan kas dan segera dicatat, kemudian disetorkan ke bank

─        Bedakan antara fungsi pengelola kas dan fungsi pencatatan kas

─        Buat laporan kas setiap hari

─        Adakan pemeriksaan kas mendadak ( tanpa pemberitahuan)

b.      Pengawasan terhadap pengeluaran kas

Cara pengawasan terhadap pengeluaran kas:

─        Semua pengeluaran yang relatif cukup besar dilakukan dengan cek

─        Gunakan sistem voucher untuk menjamin bahwa pengeluaran kas ditujukan untuk pengeluaran perusahaan

─        Pisahkan antara pihak yang menulis, pihak yg menansatangani, dan pihak yang mencatat pengeluaran cek

─        Buat laporan kas setiap hari

─        Adakan kas kecil untuk pengeluaran yg relatif kecil dan sifatnya rutin

─        Adakan pemeriksaan mendadak (tanpa pemberitahuan) dalam jangka waktu tidak ditentukan

─        Khususkan uang yang disetor ke bank atau yg diambil dari bank disusun rekonsiliasi bank secara periodik

Pengendalian Kas ─ Rekonsiliasi Bank

Tujuan rekonsiliasi bank adalah untuk memastikan bahwa saldo buku bank dan saldo buku perusahaan mengenai kas di bank adalah sama. Perlu diingat masing-masing bank dan perusahaan membuat catatan tersendiri mengenai kas di bank. Setiap bulan petugas yang ditentukan menyiapkan rekonsiliasi bank untuk memeriksa apakah kedua catatan yang saling independen tersebut mempunyai saldo yang sama. Dengan dibuatkan daftar rekonsiliasi bank, maka kesalahan dalam pencatatan transaksi kas dapat diketahui.

Contoh Rekonsiliasi:

Pengendalian Kas ─ Dana Kas Kecil

Untuk pengeluaran yang kecil-kecil, pada umumnya perusahaan menggunakan kas kecil. Kas kecil dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

a.      Fluctuating Fund Method

Metode yang menentukan jumlah petty cash yang selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya petty cash diisi (dari kas besar) dengan cek sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu. Bila jangka waktu telah habis atau jumlah uangnya sudah menipis, maka petty cash diisi kembali dari kas besar sampai mencapai jumlah yang ditentukan besarnya.

b.      Imprest Fund Method

Metode yang tidak menentukan petty cash dalam jumlah konstan melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah (berfluktuasi) oleh sebab itu pengisian atau dropping uang dari kas besar ke dalam petty cash tidak dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu bila persediaan dalam petty cash sudah dirasakan menipis.

Komposisi Kas

Yang termasuk dalam kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya. Termasuk dalam pengertian kas adalah simpanan dalam bank dalam bentuk tabungan, deposito maupun giro atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas terdiri dari :

─        Uang kertas

─        Uang logam

─        Cek yang belum disetorkan

─        Simpanan dalam bentuk giro atau bilyet

─        Rekening tabungan

─        Traveller’s checks

─        Cek kasir (cashier’s cheks)

─        Wesel bank ( bank draft)

─        Money order

─        Kas kecil

─        Uang kembalian

─        Kas yang ada di cabang cabang tetap

Yang tidak termasuk kas meliputi:

─        Cek mundur (post dated checks).

Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tadi dapat diuangkan.

─        Bon utang

Bon utang diperlakukan sebagai piutang.

─        Uang muka perjalanan

Uang muka perjalanan diperlakukan sebagai piutang jika uang muka tersebut akan ditagih dari karyawan atau dikurangkan dari gajinya.

─        Perangko pos

Perangko pos diperlakukan sebagai persediaan perlengkapan (supplies) kantor atau took atau sebagai beban dibayar dimuka.

─        Dana kas untuk tujuan khusus misalnya dana yang disisihkan untuk pembayaran utang obligasi.